Conheça 6 razões para automatizar a Gestão Financeira

Fonte: Acesstage

Manter processos de contas a receber manuais até pode funcionar para algumas circunstâncias específicas, mas para controlar centenas
– e até milhares – de clientes, boletos pagos ou em atraso, faturamento, simplesmente essa não é opção ideal.

Desde a cobrança até a reconciliação de contas, a área financeira enfrenta muitos desafios para realizar um trabalho de forma eficaz. E a automação de processos permite que muitos desses desafios sejam vencidos mais facilmente.

Contas a receber é o dinheiro que deve ser cobrado dos clientes depois de fornecido a eles um produto ou serviço e é considerado como um ativo circulante no balanço. Qualquer negócio deve manter o controle de suas contas a receber e acompanhar o fluxo de pagamentos diariamente. Esses processos envolvem etapas que vão do momento que uma fatura é enviada ao cliente até o momento que é feito a conciliação de conta:

– Envio dos boletos

– Acompanhamento dos clientes

– Recebimento dos pagamentos

– Atualização das contas

Esse ciclo é muito mais complexo do que parece, e também é demorado. Com uma solução de gestão de contas a receber, então, é possível automatizar todo esse processo, o que ajuda a economizar tempo para acompanhar clientes e atualizar as contas da empresa.

Por que automatizar os processos de contas a receber?

Automatizar permite reduzir o trabalho e o tempo envolvidos na execução dos processos e ainda entrega relatórios atualizados, com todas as transações, em tempo real, com lembretes enviados automaticamente e pagamentos coletados com muito mais facilidade.

Processo de integração rápido

Um processo de vendas bem-sucedido pode ser prejudicado por uma experiência de integração ruim, sejam informações importantes sobre o serviço que não são enviadas ao cliente, dados inseridos incorretamente ou atraso na ativação do serviço.

O processo de integração deve começar quando uma cotação é preparada, capturando os dados do cliente e, quando o pedido é confirmado, todos os setores impactados pela venda devem ter acessos aos dados automaticamente, inclusive o setor de contas a receber.

Faturas emitidas

Algumas faturas são simples, contando com valor, vencimento e taxas caso não seja paga no vencimento. Outras podem ser complexas, envolvendo taxas escalonadas, descontos especiais, entre outras variáveis. Se o controle for manual, além de muito lento, a possibilidade de erros é grande. Ao automatizar esse processo, evitam-se erros e é possível reduzir custos com pessoal, que passa a se dedicar a tarefas mais estratégias.

Recebimento

Um faturamento preciso exige um controle apurado dos pagamentos recebidos, que tem impacto direto na gestão do fluxo de caixa. Além de monitorar as transações via boleto bancário, também gerencia pagamentos recebidos via cartão de crédito ou débito em conta. Dessa forma, a empresa tem acesso a todas as transações de pagamentos e também caso de transações recusadas.

Ao automatizar a cobrança, no momento que um problema é detectado, é possível notificar o cliente sobre o que aconteceu e pedir para ele atualizar seus dados. Em casos em que a notificação não surta efeito, o próprio sistema suspende a transação.

Mudanças de serviços

Clientes podem mudar, a qualquer momento seus requisitos de serviços, e isso impacta, na maioria das vezes, nos valores a serem pagos. Essas alterações, por exemplo, podem ser de pacote de TV por assinatura, faturamento de energia, banda larga, entre outros. Em um fluxo de trabalho automatizado, reconfigurar esses dados, reemitir novos detalhes de autenticação e autorização e atualizar os sistemas de cobrança é feito em tempo real.

Receber automaticamente pagamentos

Com uma solução de gestão de contas a receber, é possível configurar gateways de pagamento para recebê-los de forma online – sejam pagamentos únicos ou recorrentes.

Automatizar os feeds dos bancos

A solução de gestão permite que todas as transações bancárias sejam visualizadas em uma única tela, com a possibilidade de definir regras para categorizar as transações automaticamente.

Gerar relatórios automaticamente

Vários relatórios são gerados em tempo real e estão instantaneamente disponíveis para acesso. Esses relatórios fornecem informações valiosas sobre as transações da empresa e os pagamentos feitos pelos clientes.

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